Ein transparenter und revisionssicherer Workflow für die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten und Genehmigungsprozessen ist in vielen Unternehmen eine Herausforderung. Wie können eine Vielzahl von Informationen verarbeitet, abgestimmt, freigegeben und dokumentiert werden. Dokumentenmanagement-Systeme leisten ihren Beitrag zur Verwaltung der Informationsflut, bilden aber häufig nicht den entsprechenden Workflow transparent und revisionssicher ab. 

Ob Behörden, Anwalts- und Steuerberaterkanzleien oder Unternehmen des produzierenden Gewerbes und der Konstruktion -- alle benötigen einen Dokumenten Workflow, der den Lebenszyklus eines Dokumentes von der Erstellung bis zur Freigabe unterstütz und reibungslos gestaltet. Dokumente und andere Anfragen müssen gesichtet und genehmigt in einem strukturierten Prozess genehmigt werden. 

Mit OTRS können genau diese Prozesse abgebildet und flexibel auf die Anforderungen eines Unternehmens abgebildet werden. 

Strukturierte Datenerfassung

Durch individualisierte Felder und Eingabemasken im Kundenportal lassen sich alle wichtigen Informationen, die für die Bearbeitung eines Dokumentes benötigt werden, in OTRS strukturiert und vollständig bei Aufnahme eines Dokumentes erfassen.  Die Grundvoraussetzung für eine fehlerfreie Abarbeitung nachfolgender Arbeitsschritte kann somit sichergestellt werden. Nutzer können die Dokumente dabei direkt hochladen und zu jeder Tages- und Nachtzeit. Natürlich können Dokumente auch per email, dann ohne die Erfassung weiterer strukturierter Informationen übermittelt werden. Die Metadaten können dann im Kunden- oder Agenteninterface nachträglich erfaßt werden. OTRS stellt sich dabei auf Ihre Prozesse ein, so wie Sie dieses definiert haben.

Transparente Bearbeitungsprozesse 

Alle Informationen, ob Anfragen, Notizen oder Kommunikation zwischen den Beteiligten, werden in OTRS revisionssicher und transparent abgelegt.  Keine Information geht verloren und alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf alle für sie vorgesehenen Informationen. Mit klaren Prozessen können Genehmigungen durch verschiedene Abteilungen zur Genehmigung gesteuert werden. Prozesse können Ausstiegsstellen und Schleifen enthalten, so daß der Prozess jederzeit einen definierten Zustand hat. Dokumente oder Genehmigungsanfragen werden automatisch an die zuständigen Personen an verschiedenen Stellen geleitet und diese per E-mail um Freigabe und/oder Prüfung gebeten. Formulare mit einfachen Ja/Nein Antowrten sind bindend und ersetzen Unterschriften ebenso, wie die Pflicht Ablehnungen dokumentieren zu müssen eingebaut werden kann. 

Jederzeit kann der aktuelle Stand des Prozessen von allen Beteiligten eingesehen werden, so daß auch für den Kunden jederzeit sichtbar ist, an welcher Stelle der Prozess aktuell steht.